Cómo hacer una cotización: partes, ejemplo y errores que hacen perder la venta

Una cotización es la propuesta formal de precio que le haces a un cliente antes de venderle algo: qué vas a entregar, cuánto cuesta y en qué condiciones. Casi siempre es lo único que el cliente compara antes de decidir, así que una cotización clara no solo informa el precio: le da al cliente lo que necesita para decir que sí.

En esta guía verás las partes que no pueden faltar, un ejemplo completo con impuestos y los errores más comunes que dejan cotizaciones en el aire.

1. Tus datos: nombre del negocio, identificación fiscal (RFC, NIT, RTN, RUC o la que corresponda en tu país), teléfono, correo y, si lo tienes, tu logo. Es lo primero que ve el cliente y lo que le dice que trata con un negocio formal.

2. Los datos del cliente: nombre o razón social, persona de contacto y correo. Si después va a pedir factura, conviene incluir también su identificación fiscal.

3. Número y fecha: un número correlativo (por ejemplo, COT-0042) y la fecha de emisión. El número permite que tú y el cliente se refieran a la misma versión sin confusiones.

4. Vigencia: hasta qué fecha mantienes ese precio. Sin vigencia, un cliente puede aparecer tres meses después pidiendo el precio viejo.

5. Los conceptos: cada producto o servicio en su propia línea, con descripción, cantidad, precio unitario e importe.

6. Los totales: subtotal, descuento si lo hay, el impuesto con su nombre y porcentaje, y el total.

7. Las condiciones: forma de pago, anticipo, plazo de entrega y lo que NO está incluido.

8. La aceptación: un espacio para la firma del cliente y la fecha. Es lo que convierte la propuesta en un acuerdo.

COT-0042 · Emitida el 11 de noviembre · Válida hasta el 26 de noviembre. Cliente: Clínica San Jorge, atención Ana López.

1) Instalación eléctrica de oficina — incluye cableado de seis áreas, 12 tomacorrientes y tablero de distribución: 1 × L 12,500.00 = L 12,500.00. 2) Visita técnica de diagnóstico: 2 × L 350.00 = L 700.00.

Subtotal: L 13,200.00. ISV (15 %): L 1,980.00. Total: L 15,180.00. Condiciones: 50 % de anticipo al aceptar y el resto contra entrega; ejecución en 10 días hábiles; no incluye obra civil ni pintura.

Fíjate en dos detalles: la primera línea dice qué incluye el trabajo, no solo cómo se llama, y las condiciones dicen lo que queda fuera. Son las dos cosas que evitan la discusión de «yo entendí que esto venía incluido».

«Mantenimiento mensual» puede significar una visita o cuatro, con repuestos o sin ellos. Cuando el cliente acepta una cotización, acepta lo que ahí está escrito: si el alcance es vago, el acuerdo también lo es.

Escribe debajo de cada concepto qué incluye exactamente: visitas, entregables, horas, materiales. Ocupa una línea más y te ahorra semanas de reclamos.

Indica el nombre y el porcentaje del impuesto de tu país —por ejemplo, la tasa general del IVA es del 16 % en México y del 19 % en Colombia, el IGV del 18 % en Perú y el ISV del 15 % en Honduras— y deja claro si los precios unitarios lo incluyen o no. Un total sin desglose es la causa más común de que el cliente pregunte «¿y con impuesto cuánto queda?» y la venta se enfríe.

Revisa las cuentas: que cada importe sea cantidad por precio, que el subtotal sume las líneas y que el impuesto se calcule sobre el subtotal ya con el descuento. Un centavo de diferencia en un documento que el cliente va a firmar es justo lo que alguien señala para no pagar.

No poner vigencia. Mandar un Excel o un Word editable, que el cliente puede modificar sin querer. Repetir números o no numerar. Tardar días en enviarla: la cotización que llega primero suele ser la que se lee con más atención. Y conformarse con un «dale» por WhatsApp como única aceptación: si después hay una diferencia, no hay forma de demostrar qué se aceptó.

Otro error frecuente es confundirla con una factura. Una cotización no es un comprobante fiscal: es la oferta previa a la venta. La factura se emite después, con los requisitos de la autoridad tributaria de tu país.

En el módulo de Cotizaciones de Firmiu cargas los datos de tu negocio y tu logo una sola vez, guardas tus servicios en un catálogo con lo que incluye cada uno y armas cada cotización eligiendo de la lista. El número se asigna solo, los totales se calculan al centavo con el impuesto que elijas y ves el PDF antes de mandarlo.

Con el botón «Enviar a firmar», tu cliente recibe un correo, revisa la cotización desde el celular y la acepta firmándola, con un código que le llega a su correo. Tú ves su estado sin preguntar: enviada, vista por el cliente, aceptada o rechazada con su motivo. Está disponible en los planes de pago y durante la prueba gratis de los módulos.