Cotización, presupuesto, proforma y factura: en qué se diferencian

Cotización, presupuesto, factura proforma, orden de compra y factura aparecen en casi cualquier venta entre negocios, y es común usarlos como si fueran lo mismo. No lo son: cada uno aparece en un momento distinto de la venta y solo uno —la factura— es un comprobante fiscal.

Es el documento con el que propones un precio antes de vender: qué entregas, cuánto cuesta, en qué condiciones y hasta cuándo. No obliga al cliente a pagar ni tiene valor fiscal.

Lo que sí hace es dejar por escrito tu oferta. Cuando el cliente la acepta —idealmente firmándola— queda constancia de lo que los dos acordaron: alcance, precio y condiciones.

En la práctica, casi siempre. En muchos países se dice «presupuesto» donde otros dicen «cotización», y en España es el término habitual. Algunos oficios reservan «presupuesto» para trabajos que se estiman —una obra, una reparación— y «cotización» para productos con precio fijo, pero no hay una regla única: lo que importa es lo que el documento dice, no cómo se llama.

Si tu presupuesto es una estimación que puede cambiar, dilo por escrito: «el monto final puede variar hasta un 10 % según los materiales». Esa línea evita la mayoría de los reclamos.

Tiene el formato de una factura —datos fiscales, conceptos, impuestos—, pero es un documento previo. Se usa para que el cliente tramite un pago anticipado, un crédito o una importación, y no sustituye al comprobante fiscal. Si la emites, que diga «proforma» con claridad.

Es la confirmación interna del cliente de que va a comprar lo que cotizaste. Muchas empresas medianas y grandes la exigen antes de pagar. Si tu cliente trabaja así, pídele que la emita con el número de tu cotización: las dos quedan conectadas y nadie discute qué se pidió.

Es el único de estos documentos con valor tributario y, en la mayoría de los países de la región, ya es electrónica y se emite con los requisitos de la autoridad: el CFDI timbrado ante el SAT en México, la factura electrónica validada por la DIAN en Colombia o el comprobante electrónico de la SUNAT en Perú, por ejemplo. Se emite al concretar la venta o el cobro, según las reglas de cada país.

Por eso firmar una cotización, por formal que sea, nunca la convierte en factura. Son documentos complementarios: la cotización aceptada respalda lo que después vas a facturar.

1. Envías la cotización. 2. El cliente la acepta y la firma (y, si su empresa lo pide, emite una orden de compra). 3. Cobras el anticipo, si lo acordaron. 4. Entregas el producto o el trabajo. 5. Emites la factura.

El paso que más se salta es el segundo. Sin una aceptación por escrito, si al final hay diferencias sobre el alcance o el precio, queda la palabra de uno contra la del otro.

Firmiu cubre la cotización y su aceptación: la armas con tus datos y tu catálogo, la envías a firmar y el cliente la acepta desde su celular, con un certificado que registra quién firmó y cuándo. No emite facturas —el PDF de cada cotización lo aclara—: la factura la sigues emitiendo en el sistema que te exige la autoridad tributaria de tu país.